5大職場處理衝突的策略

在職場上,我們少不免與同事和上司發生衝突,當時的你又是如何處理的呢?學者把衝突管理策略(Conflict management style)分為五類,包括競爭(Competing)、合作(Collaborating)、妥協(Compromising)、逃避(Avoiding)和讓步(Accommodating)。

1. 競爭(Competing)

使用競爭型策略的人在處理衝突時,他們會堅持己見,不願意作出任何改變,直至對方讓步。雖然這種策略有助推動重要政策,但是有機會會損害人際關係,並打擊員工士氣。因此,我們不宜長期依賴競爭型策略解決衝突。

2. 合作(Collaborating)

合作型策略是指顧及雙方的需要,尋求大家亦滿意的方案,達至雙贏的局面。這種策略長遠來說當然是最佳的解決方法,但同時需要長時間實行,對於一些逼切的情況未必適合使用。

3. 妥協(Compromising)

妥協型策略是指雙方在衝突中願意各退一步,尋求一個中間點進行協商。若然合作型策略未能成功解決衝突,這個時候就可以嘗試妥協型策略去處理一些複雜的問題。

4. 逃避(Avoiding)

使用逃避型策略的人害怕處理衝突,他們希望透過拖延時間和轉移話題的方法去逃避衝突。對於一些無關痛癢的事情,逃避型策略可能是較好的解決方法,但是對於一些較緊急的問題,就不太適合了。

5. 讓步(Accommodating)

採用讓步型策略的人害怕面對衝突,他們往往會馬上讓步,以求立刻結束衝突。雖然這種策略有助建立良好關係,但是亦會抹殺了解決問題的其他可能性。

其實,世界上沒有一種衝突管理策略可於任何情況下使用。我們應先思考衝突的情況,再使用相應的策略,相信便能舒緩一部分的衝突。

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甚麼是學習敏捷度Learning Agility? 成為Agile人的五大要點

學習敏捷度

敏捷(Agile)一詞源於敏捷軟件開發(Agile Software Development),是一種主張快速和靈活地應對工作變更的軟件開發方式,務求團隊能夠有彈性地應對業務上瞬息萬變的情況。後來,Agile一詞被納入為人力資源管理中的概念,工業及組織心理學家提出了學習敏捷度(Learning Agility),並把它定義為一種快速學習、靈活地應對工作上的變化、創新和挑戰,並提高績效的個人能力。

學習敏捷度(Learning Agility)共有五個維度,分別為:

一、變革敏捷度(Change Agility)

變革敏捷度高的人能夠處變不驚,對創新的想法富有熱情,積極實踐變革。例如在一個需要多次迭代(Iteration)、反復改變的產品開發項目中,這類人勇於面對變化,能夠時刻按情況調整自己的工作模式和目標。

「你是否一個樂於面對變化的人?」
「你是否對新事物抱持興趣和好奇心?」
「你是否勇於試驗新方案?」

二、結果敏捷度(Result Agility)

結果敏捷度高的人能夠在充滿挑戰的環境下取得成果,在困難中達成卓越的表現。例如在一個艱辛的項目中,他們能夠遇難而上,為目標努力工作,並帶來超常的好結果。

「你能否在困難中達成工作目標?」
「你能否有自信地面對挑戰?」
「你能否在困境中激發自己的潛能?」

三、心智敏捷度 (Mental Agility)

心智敏捷度高的人能夠時刻保持敏銳的思考力,有效率地利用原創的方法解決問題。例如在排山倒海的事務中,這類人能夠以清晰的頭腦,敏捷地分析和處理要項。面對客戶各式各樣的的需求,他們也能夠提出獨到的觀點和貼合情況的解決方式。

「你能否在複雜的情況中快速思考?」
「你能否在面對問題時尋根究底,分析事物之間的聯繫?」
「你能否就著問題提出獨特的解決方法?」

四、人際敏捷度 (People Agility)

人際敏捷度高的人能夠和不同想法、能力和背景的人溝通,有建設性地理解和對待他人。例如在一個多專業團隊(multi-disciplinary team)中,他們能夠和各個工作人員維持良好的溝通和合作,並就各人的技能交付合適工作議案和事項。

「你是否擅長發掘別人的長處,並讓他們在合適的事項上發揮?」
「你是否善於察覺別人的不足,並提出有建設性的改進方法?」
「你是否善於交際、表達自己、聆聽和整合別人的觀點?」

五、自我意識 (Self-awareness)

自我意識高的人知道自己真實的長短處,能夠積極反省及改善自己的工作表現。例如他們能夠就自己的長處選擇負責相關的工作事項,並就自己的不足進修一些技能和知識。

「你是否清楚了解自己的長處和短處?」
「你能否貼合現實地分析自己的能力?」
「你是否善於自我反省,諮詢別人的意見以改進自己?」

了解過學習敏捷度(Learning Agility)後,你覺得自己是一個「Agile人」嗎?或許你現在對自己未有太大信心,但敏捷度是可以慢慢培養起來的。在這個發展迅速的社會中,無論你是想轉新工,還是想提升現時的工作表現,都要時刻反省自己、努力提升個人技能啊!

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職場溝通術 三個溝通時不緊張的秘訣

想提升人際關係與職場溝通技巧?看看如何用心理學方法提升自己的交涉能力吧!

在毫無準備的情況下試圖去說服別人,你可能會感到很緊張。因為你的潛意識已經預期自己有八成機會失敗,到最後你可能會因過度賣弄或「胡亂說話」而造成極度的不安和緊張。然而,「事與願違,遘茲淹留」,在無法事先準備下,我們又可以如何表現得不緊張呢?

一、職場溝通的痛苦不是持續的

我們一旦陷入緊張痛苦的狀態時,內心就會很容易產生「痛苦是不斷持續」的錯覺。而且,我們更會傾向將這種痛苦放大幾倍,讓自己的思想進入「癱瘓」的狀態。所以,我們要讓自己明白「問題只會發生在開場時」是很重要的。在一開首就用這個道理「催眠」自己,便能讓自己餘下的交談輕鬆不少。

二、將愛用的物品握在手中

每個人都會對一些物品有特別的喜好。在交際時,我們可以嘗試在手中握住自己喜歡的東西,例如是鋼筆、手帕等,讓自己的緊張感減低。這個方法是根據「安慰劑效應」(Placebo effect) 這個概念而形成。雖然人們主觀地假定了「社交場合」是不安的,但卻因為手握住一些具象徵性的物品而讓自己「相信」問題得以緩和。只要有效減低緊張感,不管是甚麼物品都是無妨的。

三、讓自己脫離「聚光燈」

我們感到緊張的最主要原因是太在意別人如何看待自己的表現。這裡要提到的是聚光燈效應 (Spotlight effect),即人們認為自己很受其他人所留意住,並高估了自身言行舉止受他人關注的程度。我們一邊擔心住自己的缺點會被人留意到,一邊擔心任何細小的出錯會來來別人負面的評價。然而,現實中對方根本沒有太在意,反而是因為這個心中的「以為」影響到我們的自信心。

不管怎樣,好好的事前準備都一定能提升你成功交涉的機會。即使是無法準備,大家都能透過以上三個方法改善臨場技巧,在增加自己的「經驗值」的同時,又能增加成功交涉的機會率。

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從組織心理學看Employee Engagement (員工敬業文化)

近年來,不少國際企業或本地公司都致力提升員工敬業度,目的在於讓員工增加歸屬感,從而提升他們的留任率 (retention rate),並減少員工流失所需的支出。組織心理學的研究亦發現員工敬業度與員工的表現有關,敬業的員工願意付出更多時間和精力工作,以及盡力為顧客帶來優質的服務。這樣看來,提升員工的敬業度好處多多,那到底當中運用了甚麼心理學機制 (mechanism) 呢?

1. 組織為員工投放了工作資源 (Job Resources)

工作資源能夠減少工作需求 (Job Demands),以及因工作而產生的生理和心理成本。除此之外,它可以滿足人的外在動機 (extrinsic motivation) —— 實現工作上的目標,以及內在動機 (intrinsic motivation) —— 促進個人成長和發展。外在動機就如字面所說,是和外在的因素有關,就例如加人工或者升職。而內在動機則是和心靈有關,例如是完成工作後的滿足感。

透過增加組織上的工作資源,員工的敬業度便會提升。以提供員工培訓為例,適當的培訓能幫助員工提升工作技能,效率自然更高,從而減少OT的時間(生理成本)和工作上的負面情緒(心理成本)。若員工在培訓後達到理想的表現,他們的內在和外在動機都得到滿足。他們既能完成工作的目標,同時覺得公司對他們的職涯發展投放了足夠的資源,認為自己獲得了發展和成長的空間。

簡單來說,工作資源就像是人大腦內的「緩衝」(buffer)。當人們覺得工作環境有太多壓力,任何合適的工作資源都有助減少員工承受的「痛楚」,他們亦能更自信地去面對工作問題。由此可見,足夠及合適的工作資源能讓員工加深他們的工作意義,自然就會更投入地工作。

2. 人與人之間的社會支持 (Social Support)

社會支持也是工作資源的一種,而當中亦同時包括了工作上和非工作上的支持。工作上最大的支持當然是來自上司和同事,不少公司都設有導師制度 (mentorship programme),讓導師分享過往經驗,特別是對新入職的員工提供更完整及宏觀的工作方向。

非工作上的支持來自家人和朋友,他們能夠提供情感上的支援。雖然家人和朋友未必能協助解決工作上的問題或提供工具性支持 (instrumental support),但這些支持能減少員工的職業過勞 (occupational burnout),以及可以取代其他缺乏的工作資源。

有見及此,有些企業亦會容許員工的子女或寵物到工作場所內,一同體驗或陪伴工作,讓員工感到不同層面的社會支持。社會支持的重要性,是建於它能滿足員工的心理需要,又能幫助員工達到工作的目標,讓員工更易感到被關懷及接納,大大提升他們的敬業度。

3.個人資源 (Personal Resources)

個人資源包括了自我效能 (self-efficacy)、職場自尊 (organisational-based self-esteem) 和樂觀 (optimism),這些更與一個人的自我評價 (self-evaluation) 息息相關,即是個人對於能否成功控制環境的感覺。不同的心理學研究都顯示,較樂觀和擁有較高自我效能、職場自尊的員工同時亦有着較高的敬業度。

自我效能高的員工認為自己能夠應付在各種環境中的種種需求,也相信自己會在工作中體驗到好的結果,並能通過參與組織的活動來滿足他們的需求。作為管理層,要讓員工感到自己有足夠的資源,就是要讓他們認為自己有工作自主權 (job autonomy)。簡單至工作環境的設計與擺設,以至安排工作任務的先後次序,甚至是自己編排工作時間表等。這亦是近年很多跨過企業鼓吹落實彈性工作時間 (flexible work hour)、彈性上班地點 (flexible work location)、創意性工作銜頭 (creative job title) 等不同具自主性的措施。

以上種種不同例子,都是為員工建立不同的資源,從而增強他們的自我效能及自尊等。而且,這些個人資源能有助員工控制環境,減少因環境而帶來的需求,從而增強敬業度。

總括來說,組織提供的工作資源、社會支持和個人資源都能幫助提升員工敬業度。公司可以透過不同的政策和措施去增加員工的資源和支持,滿足員工的需求,才能為公司帶來最大效益。

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如果時光可以倒流 我想學好時間管理

打工仔每天都會投訴時間不夠用。然而,當你一邊沮喪埋怨,卻還是要一邊埋頭苦幹努力工作,一眨眼又到OT的時間了。有時是因為工作量本來就巨大,但有時只是我們沒有好好管理好工作的時間。

一、比其他人更早上班

每天睡眠時間都不足夠了,還要人更早起床提早上班?當你比其他人早30至45分鐘到達辦公室,其實可以讓你更快進入「工作模式」。這是因為你的提早準備令你避免了不少分心來源,例如塞車時的擠迫、同事出入的聲音等。當你在上班前減少了花耗精力去處理不必要的事情,你便能更早「入局」專心工作

二、先完成較困難的工作

很多人都會猶豫究竟是「先苦後甜」還是「先甜後苦」更好。由於較困難的工作需要更多時間和精神去處理,而你亦有機會需要邀請其他同事的協助,所以把較麻煩的工作放在一天的開始去完成會比較有效。而且,當你更早完成一項挑戰性的工作,你的自信和滿足感亦會大增,使你在處理餘下的工作時更得心應手。

三、學會禮貌拒絕

我們在很多時候都會覺得很難拒絕別人的請求。特別是嚴厲的上司,或是相熟的同事。當他們給予我們新的工作任務時,我們為了不想破壞對方對自己的印象,便只能硬著頭皮答應對方。在有拒絕的空間時,就應該把握機會,禮貌地婉拒對方,並解釋自己有其他重要的工作需要更緊急地去處理。

時間管理從來都是一門打工仔老生常談的學問。有人會怪責是工作本身的性質問題,亦有人會怪責自己沒有足夠的效率去完成工作。無論是甚麼原因,時間仍然是你最大的敵人。好好學會管理時間,才是對自己最好的交代。

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面對壓力 你會如何面對?

壓力人人都有,有些壓力會使人積極向上,但有些壓力就可能會導致情緒問題。都市人最常面對的是工作壓力,例如工作量大以及工時長等的問題令人難以達至生活平衡。壓力會引發生理和心理上的反應,要減輕這些反應,人們會運用到應對(coping)。應對是指人們嘗試以認知或行為策略去減少內在和外在壓力,而應對一般分為兩種形式。

第一種:問題焦點應對 (Problem-focused coping)

為了消除壓力來源,人們會先界定問題所在,然後尋找解決方法,再付諸行動。在職場上,員工可能發現無法達成目標是源於目標難度太高,因此他們可能會透過調整目標去解決問題。

第二種:情緒焦點應對 (Emotion-focused coping)

與問題焦點應對不同,情緒焦點應對著重於調節情緒。面對工作壓力時,人們可以覺察和接納自己的情緒,並透過外在行為,例如做運動、與朋友傾訴去過渡負面情緒。要注意的是,情緒焦點應對有機會導致更大壓力。

除了這兩種應對方式外,學者發現積極應對 (Proactive coping) 是一種更有效面對壓力的策略。積極應對主要有五項目標,包括建立有機會損失的資源 (例如時間和人際網絡),識別潛在的壓力源、對潛在壓力源作出初步評估、參考其他人成功的經歷以及尋找應對措施。

研究發現採用積極應對的人會更主動對抗困境,並從困難中學習,以在日後創造機會讓自己達至理想的地方。加上,他們有強大的動力去執行所訂立的目標,可見他們的自我效能也相對較高。除此之外,研究還發現積極應對與自信心、工作表現和工作滿意度息息相關。由此可見,積極應對對個人和公司也有正面影響。但是,這並不代表採用積極應對者擁有較少機會面對負面情緖,而是他們能更有策略地處理壓力源。

總括來說,最新研究的積極應對能增加員工的動力,減少他們的倦怠感和壓力。長遠來說,積極應對能改善員工的精神健康。我們不能完全避免工作上的壓力,但我們可以透過應對來自我提升和成長。

 

封面圖片:來自 AAB Inc.

打工仔投入工作 成為公司最佳員工

員工投入感 (Employee Engagement) 是指員工會專注在工作崗位,並對工作和工作場所感興趣。近年來,不少公司致力提升員工投入感,到底是為什麼呢?

1.提升組織效益 (Organisational Performance)

若然員工投入工作,他們會為在公司工作感到自豪,並知道自己是有價值的。員工投入感也會推動他們推介潛在員工和客戶給公司以及付出額外的時間、精力作出貢獻。因此,研究發現員工投入感較高的公司,其生產力比起其他公司高出22%。

2.提升客戶滿意度 (Customer Satisfaction)

剛才說到,投入感較高的員工會全心全意工作,所以他們都會盡力為顧客提供優質的服務。倘若員工對工作充滿熱情,客戶是會受到感染,並增加購買產品的機會。總括而言,投入感有助員工為顧客帶來更好的體驗和提升滿意度。

3.增加員工留任率 (Employee Retention Rate)

員工只要全心全意工作,就會感覺到自己花了時間和心力「投資」在公司身上,那他們想離開的意慾亦會減少。即使員工有其他的工作機會,他們仍然希望成為公司的一員。員工留任率亦會因而增加,並減少了員工流失所需的支出,例如訓練新人的成本。

整體來說,若員工欠缺投入感的話,可能會導致人才或顧客流失和生產力下降。老闆和上司們,如果你們發現了員工的投入感較低,就是時候好好正視問題了!

 

封面圖片:來自TBS

三個在職場上成功必備的性格特質

三個在職場上成功必備的性格特質

很多打工仔每日辛勤工作,目的就是為了升職加薪,發展自己的事業。要在職場上取得成功,除了學歷、工作能力和際遇外,性格特質亦是不可或缺的元素。你留意到公司的成功人士有甚麼性格特質嗎?

1.勤勉審慎性 (Conscientiousness)

勤勉審慎的員工做事循規蹈矩、工作勤奮、具責任感、小心謹慎以及組織能力強。他們一旦訂下目標,便會堅持不懈去完成。即使未能達到目標,他們都不會輕易放棄,而是向較容易實現的目標進發,最後達成不同的成就。研究亦發現若員工有較高勤勉審慎性,就能有較高的工作滿意度和賺取更多的金錢呢!

2.情緒穩定性 (Emotional Stability)

情緒穩定性較高的人具有安全感,情緒波動較少,能有效管理情緒,而且抗壓力高。 在工作上,他們能作出理性 (rational) 的決定,而不受情緒驅動 (emotion-driven)。反之,情緒不穩定的員工可能要花更多時間管理工作壓力,亦有更大機會導致過勞 (burnout)。當面對負面情緒時,他們難以專注工作,生產力亦因此降低。

3.自我監控 (Self-monitoring)

自我監控者能在不同的場合調節和監控自己的情緒、行為以及形象,從而達至他人的期望。就例如,他們能調整自己的工作方法,甚至是影響決策去提升工作表現。因此,自我監控者會在職場上作出適當的行為,並能與同事保持良好的人際關係。除此之外,他們亦更容易適應新的工作環境和融入不同的團體。

了解自己的性格特質能有助你在職涯中取得成功,我們可以透過一些方法改善個人特質,以提升勤勉審慎性、情緒穩定性和自我監控。不過,我們都不需要強逼自己去改變,不同性格的人總有適合自己的工作崗位!

Expivotal 定期會舉辦「性格工作坊」,無論你是個人或是企業團體,我們都希望透過讓你了解性格及個人特質,從而去提升你在工作及職場上的表現。


圖片來源:Bloomberg

新一代主管必須學會的四大領導特質 – 變革型領袖

新一代主管必須學會的四大領導特質 - 變革型領袖

人生遇到一個好上司或好領袖絕非一件易事,特別是在危難裡,才見得好上司的重要性。但究竟怎樣才算是一個好上司呢?過去數十年,心理學家不斷研究一位成功的領袖需要具備怎樣的特質,他們普遍認為一位領袖不但需要重視自己及員工的成績與表現,還需要具有強烈的價值觀和信念,更重要的是能夠引領下屬及團隊作出轉變,並且深切了解他們的困難及需要。

心理學家稱這種領袖為「變革型領袖」(Transformational Leader)。他們都會具有以下特徵:

1. 理想化影響力 (Idealised Influence)

領導者有堅定的信念,並會為自己的行為負責任。他們一般會是下屬的典範,他們的一舉一動都會得到下屬的認同及尊重。下屬更會信任、崇拜和跟隨領導者的行為。在有需要的時候,他們更會為團隊及組織作出個人犧牲,從而達到整體目標。可見領導者能感悟員工,向他們提出願景和使命感,讓他們感到自豪,並為自己的追隨者作榜樣。

2. 鼓舞性激勵 (Inspirational Motivation)

變革型領袖為下屬制定明確的目標及願景,並為他們的工作賦予目的。他們不但會動之以情,亦會說之以理去啟發員工,藉此一同達成目標及實行共同建立的承諾。除此之外,領導者亦會讓追隨者參與到與機構前途息息相關的未來發展,並清晰地溝通期望目標,令追隨者增加工作動機及熱情去完成工作任務。

3. 知識激發 (Intellectual Stimulation)

變革型領袖會不斷鼓勵下屬創新、自由思考、挑戰自我,例如邀請下屬發表新見解、鼓勵下屬挑戰現況、激發下屬創造新方法去解決工作中遇到的問題。與其他領袖不同的是,他們不會立即為下屬提供答案或解決方法,而是鼓勵員工自主學習及思考。這些行為不但令追隨者有著個人成長,亦能為團隊及組織培育新的領袖,帶來更多新的方向。

4. 個人化關懷 (Individualised Consideration)

每一位員工都是特別的,各自有著獨特的需要、能力、期望。變革型領袖能真切地感受到每一位員工的特別之處,並樂意以「度身訂做」的方式去協助每一位員工面對困難,提供職業導向等等。要做到個人化關懷,變革型領袖就必須花時間與員工共處,除了共同工作,亦有在工餘時間進行康樂活動。這種對員工的深入了解及關懷不但能更易獲得員工的信任,員工亦會視變革型領袖為他們的「人生導師」。

能夠做到以上四點的領袖,你又遇過了嗎?試想著邱吉爾、曼德拉、喬布斯等人,他們都為自己的國家、種族、企業帶來正面的轉變,而同時他們都被譽為「變革型領袖」的典範。不要輕視微小的轉變,只要有著強烈的價值觀和理想,再配合適當的培訓,每人都可以成為一位出色的領袖。